Zapoznaj się z nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej w branży IT.
Pandemia COVID-19 sprawiła, że praca zdalna zyskała na znaczeniu jak nigdy dotąd. Branża IT, będąc na czele tej rewolucji, z powodzeniem wprowadziła możliwość pracy z domu dla swoich pracowników. W rezultacie, obecnie aż 80% firm IT oferuje swoim zespołom elastyczne warunki związane z pracą zdalną. Jednak ostatnie zmiany w przepisach prawnych mogą wpłynąć na ten trend i wywołać spore dyskusje w sektorze. Czy nowe regulacje prawne będą sprzyjać dalszemu rozwojowi pracy zdalnej, czy też przeciwnie, spowodują zmniejszenie jej popularności? Zapraszamy do zapoznania się z omówieniem kluczowych zmian i ich potencjalnych konsekwencji dla branży IT.
Praca zdalna przed nowymi przepisami
Przed wprowadzeniem nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej, branża IT już od dawna korzystała z tej formy zatrudnienia, chociaż na mniejszą skalę. Dzięki szerokiemu dostępowi do technologii oraz szybko rozwijającym się narzędziom komunikacyjnym, pracownicy IT mogli wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca na świecie. Elastyczność i oszczędność związane z pracą zdalną przyczyniły się do wzrostu jej popularności wśród pracodawców i pracowników. W efekcie, liczne firmy IT zaczęły wprowadzać ją jako standardowe rozwiązanie, przekształcając sposób pracy zespołów oraz zarządzania projektami. Wszystko to sprawiło, że praca zdalna stała się nieodłącznym elementem funkcjonowania firm z sektora technologicznego, a jej rosnąca popularność nieuchronnie prowadziła do potrzeby uregulowania tej sfery przez prawo.
Praca zdalna z inicjatywy pracownika lub pracodawcy
Nowe regulacje wprowadzają trzy różne podejścia do organizacji pracy zdalnej, które pozwalają na większą elastyczność zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Pierwsza opcja to ustalenie warunków pracy zdalnej na etapie zawierania umowy o pracę lub w dowolnym późniejszym momencie, dzięki wspólnemu porozumieniu między stronami. Druga możliwość to wprowadzenie pracy zdalnej na wniosek pracodawcy, który może zdecydować się na takie rozwiązanie w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby firmy. Trzecią opcją jest zgłoszenie wniosku o pracę zdalną przez pracownika, który widzi w niej korzyści dla siebie i swojego zespołu. Dzięki temu podejściu, nowe przepisy pozwalają na dostosowanie pracy zdalnej do indywidualnych potrzeb i sytuacji, sprzyjając lepszemu zrozumieniu i akceptacji tego modelu pracy zarówno przez pracodawców, jak i pracowników.
Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?
Istnieje możliwość, że pracodawca może zażądać od pracownika podjęcia pracy zdalnej. Może to nastąpić w sytuacjach szczególnych, takich jak stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii oraz przez trzy miesiące po ich zakończeniu. Dodatkowo, taka sytuacja może wystąpić, gdy pracodawca nie jest w stanie tymczasowo zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu siły wyższej.
Jednakże, istotnym aspektem jest to, że pracownik musi złożyć oświadczenie potwierdzające posiadanie odpowiednich warunków lokalnych oraz technicznych, które umożliwią mu pracę zdalną. W przypadku braku takiego oświadczenia lub gdy pracownik poinformuje pracodawcę o niemożliwości pracy zdalnej ze względu na niespełnienie wymaganych warunków, pracodawca nie będzie mógł zmusić go do takiej formy zatrudnienia. Ponadto, pracodawca nie będzie posiadał narzędzi, które pozwolą na weryfikację prawdziwości złożonego przez pracownika oświadczenia.
W jakiej sytuacji pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną pracownika?
Nowe regulacje zawierają postanowienia, które określają sytuacje, w których pracodawca będzie zobowiązany rozważyć wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej. W szczególności dotyczy to:
- Pracownika będącego rodzicem dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym/znacznym stopniu niepełnosprawności.
- Pracownicy w ciąży.
- Pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia.
- Pracownika opiekującego się innym członkiem rodziny lub osobą z gospodarstwa domowego, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
W tych przypadkach, pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną, chyba że jest to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanych zadań przez pracownika. Jeśli pracodawca zdecyduje się na odmowę, musi poinformować pracownika o przyczynach w formie pisemnej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
Jakie będą nowe obowiązki pracodawcy?
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzają szereg obowiązków dla pracodawców, które mają na celu uregulowanie i usprawnienie tego rodzaju zatrudnienia. Do kluczowych zadań pracodawcy należą:
- Opracowanie aktualnych regulaminów, zasad i procedur dotyczących pracy zdalnej.
- Zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków.
- Ustalenie zasad ochrony danych osobowych i firmowych przekazywanych pracownikom.
- Pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak energia elektryczna czy usługi telekomunikacyjne.
- Zapewnienie szkoleń i wsparcia technicznego dla pracowników, którzy wykonują pracę zdalną.
Pracodawcy mają możliwość wprowadzenia stałego ryczałtu, aby pokryć koszty związane z wykorzystaniem prywatnego sprzętu przez pracowników oraz inne wydatki związane z pracą zdalną. Wysokość ryczałtu powinna być ustalona na podstawie takich czynników jak zużycie materiałów i narzędzi pracy, ceny rynkowe sprzętu, koszty materiałów używanych na rzecz pracodawcy, zużycie energii elektrycznej czy koszty usług telekomunikacyjnych.
Warto zauważyć, że zarówno ekwiwalent, jak i ryczałt za pracę zdalną są zwolnione z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne (ZUS) oraz podatku dochodowego. Ta korzystna dla pracodawców opcja może stanowić dodatkowy bodziec do wprowadzenia podwyżek dla pracowników zatrudnionych zdalnie. Jednak ważne jest, aby zachować umiar i nie narażać się na niekorzystne konsekwencje ewentualnych kontroli ze strony ZUS czy urzędu skarbowego.
Jak będzie wyglądać kontrola przy pracy zdalnej?
Wraz z wprowadzeniem nowych przepisów, pracodawcy zyskają możliwość przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w tym również w domu pracownika. Kontrola będzie skupiać się na kilku ważnych aspektach, takich jak sprawdzenie, czy pracownik wykonywał pracę zgodnie z wymaganiami, przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Ważne jest, aby kontrola była przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem i w godzinach jego pracy, a wszystkie podejmowane czynności kontrolne nie powinny naruszać prywatności pracownika i innych osób. Dodatkowo, kontrola nie powinna utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
W praktyce kontrola będzie zazwyczaj przeprowadzana przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się, takich jak telefon, poczta elektroniczna czy chat. Ważne jest, aby takie kontrole były przeprowadzane w sposób rzetelny i w oparciu o wytyczone procedury, aby uniknąć naruszania prywatności pracownika oraz innych osób mieszkających w tym samym miejscu.
Jak powinien postąpić pracodawca, gdy dojdzie do wypadku podczas pracy zdalnej?
Mimo że może się to wydawać nieoczekiwane, statystyki pokazują, że większość wypadków zdarza się w naszych domach. W przypadku pracy zdalnej, wypadek może mieć miejsce podczas wykonywania obowiązków zawodowych.
Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, że praca zdalna odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika, co utrudnia przeprowadzenie kontroli. Dlatego nowe przepisy zakładają, że termin przeprowadzenia oględzin miejsca wypadku będzie uzgodniony z pracownikiem lub innym domownikiem (jeśli stan zdrowia pracownika nie pozwala na podjęcie decyzji).
Jeżeli zespół ds. wypadków stwierdzi, że okoliczności i przyczyny wypadku są jasne, może zdecydować o nieprzeprowadzaniu oględzin miejsca wypadku podczas pracy zdalnej. Wówczas zespół będzie zobowiązany do analizy okoliczności i przyczyn wypadku, opierając się na zgłoszeniu, własnej wiedzy i doświadczeniu zawodowym, a także na zebranej dokumentacji. Warto również wspomnieć, że pracodawca powinien podejmować kroki mające na celu zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy, również podczas wykonywania obowiązków zdalnie, co może obejmować szkolenia czy dostarczenie odpowiedniego sprzętu.
Zakaz dyskryminacji pracownika za pracę zdalną
W kontekście pracy zdalnej, nie będzie dopuszczalne żadne zachowanie dyskryminacyjne wobec pracowników. Pracownicy wykonujący swoją pracę zdalnie nie mogą być traktowani gorzej niż inni pracownicy zatrudnieni na podobnych stanowiskach, uwzględniając specyfikę pracy zdalnej. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, a także z innych obiektów i działań socjalnych na równych zasadach, jak pozostali pracownicy.
Alkohol przy pracy zdalnej
Dzięki nowym przepisom, pracodawca będzie mógł sprawdzać stan trzeźwości pracowników wykonujących pracę zdalną. Za wykrycie alkoholu w organizmie pracownika pracodawca będzie mógł nałożyć karę pieniężną.
Jak przygotować się do zmian?
W przypadku ustawy o pracy zdalnej, zmiany są dość liczne i wymagają stworzenia wielu dokumentów i procedur. Oprócz opracowania regulaminu pracy zdalnej, konieczne jest także przygotowanie wzorów wniosków, informacji i oświadczeń, procedur ochrony danych osobowych, oceny ryzyka zawodowego oraz informacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracy zdalnej. Zgodnie z nowymi przepisami, czas na wprowadzenie tych zmian jest ograniczony, dlatego należy działać szybko i skutecznie, aby zdążyć przed terminem wejścia w życie nowych przepisów. Nowe przepisy wchodzą w życie za około 2 miesiące.